Табель обліку робочого часу

Третину свого активного життя ми з вами присвячуємо роботі. Велике це державне підприємство або невелика приватна фірма, людина працює, їздить у відрядження, відпочиває у відпустці, іноді хворіє, йде в декретну відпустку або бере відгул, щоб відвідати ранок дитини.

Життя проходить невідривно від робочого місця і просто виробничі потреби і скільки співробітник витрачає на особисте життя та інші справи. У бухгалтерів такий документ називається табель обліку робочого часу.
У перекладі з латинської tabula - дошка, таблиця, з німецького - tabelle, так як на спеціальних дошках або в таблицях на папері здавна вівся контроль використання персоналу. Сьогодні вручну мало хто веде табличку, частіше цей скруп улезний процес автоматизований.
Про особливості заповнення, фіксації трудового часу, програмних продуктах для його здійснення і всім, що потрібно знати «табельнику», ми поговоримо в цій статті.

 
Для чого використовують табель обліку робочого часу?

Перша, і основна причина, для коректного нарахування заробітної плати. Завдання документа - об'єктивно відобразити відвідуваність співробітника, співвідношення робочих, вихідних, святкових, відпускних або лікарняних днів. Щодня заповнюючи табель обліку робочогочасу, керівник отримує дані роботи відділу. Це підстави для прийняття рішення про преміювання або стягнення, адже на обличчя активність трудового колективу.
Заповнені табелі в кінці місяця передаються в бухгалтерію і на їх підставі фахівець нараховує оплату. Інформація з первинного документа переноситься бухгалтером в лицьову карту співробітника і по ній розраховується місячна зарплата.
Не менше значення має табелювання робочого часу в прийнятті управлінських рішень. Таблиця дає уявлення про те, наскільки щільно задіяні трудові ресурси, наскільки ефективно вони використовуються. Тут же можна дізнатися, хто із співробітників «ухиляється» від роботи лікарняними, відпустками та іншими курсами.
До того ж табелювання співробітників - обов'язкова вимога фіскальної, соціальної служби та деяких інших державних органів. Коли з плановою перевіркою підприємства приходить податкова інспекція, одним з перших вона перевіряє правильність і прозорість нарахуваннязаробітної плати. У 90% випадків вимагають табелі і лицьові картки співробітники органів соціального страхування.
Як бачите табелювання - не тільки корисний, але необхідний процес. Благо на сьогоднішній день строгих вимог до самого табелю поки не пред'являють.

Бланк табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу Україна затвердила ще 05.12.2008 року наказом Держкомстату України № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» і переважна більшість підприємств країни використовують саме цей бланк (форма № П-5).
Однак наказ не пройшов реєстрацію в Міністерстві юстиції України, а значить контроль відпрацювання саме в такому вигляді носить рекомендаційний характер. Зобов'язати використовувати бланк табеля обліку робочого часу такого зразка, як і покарати за інший формат документа не можна. Правда форма розроблена досить зручною, плюс доступна в мережі. Безкоштовно з качати табель обліку робочого часу в форматі MS Word або MS Excel не складе труднощів, до того ж на великих бухгалтерських ресурсах до файлу буде додаватися докладна інструкція щодо заповнення та сторінки з відміткою загальноприйнятими умовними позначеннями.

Тут же часто прикріплюють зразок табеля обліку робочого часу, що діє або вигаданого підприємства. Такі підказки будуть корисні табельнику-початківцю і послужать хорошу службу навіть досвідченому обліковець.
У дуже зручному вигляді пропонує табель обліку робочого часу 1с - найбільш поширена і популярне програмне забезпечення для бухгалтерів на території СНД. Тут дані про відпрацьований час заносяться в лич ву картку співробітника і до конц у місяці програма сама складає табель, формує звіти до пенсійного фонду і фонду соціального страхування, вносить дані про загальну заробітну плату в баланс і формує будь-які інші необхідні звіти.
Нехай вас не бентежить списку санкцій обмеження на 1С, введене через Російської агресії, сьогодні цей продукт обслуговує українська компанія, вона ж випускає оновлення і доповнення.
Для переконаних патріотів є вітчизняна альтернатива - M. E. Doc нітрохи не гірше 1с, а в питаннях зручності і «можливо» перевершує російську розробку. Але це справа смаку, в будь-якому випадку тут теж не потрібно табель обліку робочого часу скачати додатково, він вже вшитий в розширенні «Зарплата».

Як заповнювати табель обліку робочого часу

Якщо ви не довіряєте «високих технологій», любите живе людське спілкування з інспекторами державних служб, не уявляєте бухгалтерію без паперу, форму можна купити в паперовому вигляді або завантажити та роздрукувати самостійно.
Що собою являє табель обліку робочого часу бланк і як його заповнювати? По суті своїй це широка таблиця з рядками для персональних даних про співробітника і осередками за кількістю днів у місяці в лівій частині, і осередками розподілу загального часу по суті в правій.
На початку місяця табельщик заповнює шапку таблиці, якщо потрібно заштриховуєш вихідні та святкові дні. Протягом місяця в кінці кожного робочого дня проставляє кількість відпрацьованих годин для кожного співробітника. Якщо в цей день людина був відсутній, ставиться відповідна відмітка. В кінці місяця весь робочий час підсумовується і підбивається підсумок.
Перед подачею табеля в бухгалтерію порожні графи закреслюються, документ підписує табельщик, керівник підрозділу, директор підприємства і глава профспілки (якщо такий є).
На практиці мало хто заморочується з веденням табеля кожен день, і фактично його розносять перед здачею в фінансовий відділ на підставі даних з робочого журнал а. Але вести будь-який контроль все одно доведеться, щоб до кінця місяця не забути хто, коли і чому був відсутній.
У цьому плані робота через 1С набагато зручніше. У програмі можна прив'язати до особового рахунку кожного співробітника чіп-карту і на вході / виході зчитувати її код. Дані будуть автоматично потрапляти в базу і підраховувати час.
 

Підбиваючи підсумки

Табель обліку - корисний і, багато в чому, незамінний документ. Проста в заповненні таблиця допомагає бухгалтерам, менеджерам, кадровикам і самому співробітнику. Вести його доведеться, навіть якщо у вас тільки один найманий робітник (для цього бланк можна скачати з інтернету і заповнювати вручну). Великі підприємства з великою шта тому ці процеси автоматизують, довіряючи рутину комп'ютерним програмам.
Легально уникнути заповнення форми можна тільки одним способом - замість найманих робітників наймати фахівців за договором цивільно-правового характеру, але це тема для окремої статті.